top of page
  • AutorenbildFlavia Cristian

Datengestütztes Büromanagement

Es ist unbestreitbar, dass die wirtschaftlichen Bedingungen immer schwieriger werden. Der Druck auf die Weltwirtschaft, die teilweise noch immer unter den Folgen der Pandemie leidet, wird durch die steigenden Preise noch verstärkt, die Unternehmen zunehmend unter Druck setzen. In diesen Zeiten des Wandels suchen erfolgreiche Führungskräfte nach versteckten Potenzialen. Diese Chancen gibt es, und Unternehmen in aller Welt beginnen gerade erst, sie zu nutzen.Eine dieser Chancen ist die zunehmende Bedeutung von Data Analytics. Heutzutage verfügen Unternehmen über mehr Daten als je zuvor. Die eigentliche Schwierigkeit besteht darin, diese Daten in Erkenntnisse umzuwandeln, die bei der Entscheidungsfindung helfen können. Verkauf, Finanzabteilung, Marketing und fast alle anderen Unternehmensabteilungen scheinen über Tools zu verfügen, mit denen sie ihre Leistung messen und strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Daten aus der Vergangenheit treffen können. Aber was ist mit dem Büromanagement?

Auschecken aus der Desk-Booking-App zur Fernarbeit
Fernarbeit mit einer App zur Verwaltung des Schreibtisches möglich

Es hat den Anschein, dass das Büromanagement oft ins Hintertreffen gerät und Tools wie Excel immer noch die wichtigsten Ressourcen sind, die Büroleitern zur Verfügung stehen. Nachdem bereits viele andere Abteilungen damit begonnen haben, erkennen Unternehmen nun auch die Vorteile der Datenanalyse für die Optimierung des Arbeitsplatzes. Eine verbesserte Verwaltung der Büroressourcen durch datengestützte Büromanagement-Tools kann eine der besten Möglichkeiten sein, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und sicherzustellen, dass Unternehmen besser für schwierige wirtschaftliche Zeiten gerüstet sind. Dies ist besonders im Zeitalter von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen von Bedeutung, bei denen teure Firmengebäude ungenutzt bleiben, während die Beschäftigten aus der Ferne arbeiten.

Im Folgenden stellen wir Ihnen 4 Möglichkeiten vor, wie Sie die Optimierung Ihres Arbeitsplatzes nutzen können, um Ihr Unternehmen zu verbessern und angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheiten widerstandsfähiger zu machen.

1. Kosten abbauen, nicht Mitarbeiter

In schwierigen Zeiten greifen Unternehmen oft zu einem der schnellsten Mittel, um Kosten zu senken: Entlassungen. Diese können jedoch dazu führen, dass die Leistung Ihres Unternehmens sinkt, die Arbeitsmoral Ihres Teams nachlässt und die verbleibenden Beschäftigten unter größerem Stress und Druck leiden. Eine bessere Methode zur Kostensenkung besteht darin, die Kosten vernünftig zu verwalten. Dies erfordert einen Überblick über alle Büroressourcen, die Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt. Mit den richtigen Instrumenten und Informationen können Unternehmen Möglichkeiten zur Kostensenkung ermitteln, wie beispielsweise die Reduzierung des Immobilienbestands, der Ausgaben für Schreibtische und Geräte oder sogar der Betriebskosten.

Unternehmensräume können unglaublich teuer sein. Die hybride Arbeitsweise hat vielen Unternehmen die Möglichkeit eröffnet, die Anzahl der eigenen oder gemieteten Büroflächen zu reduzieren. Um zu wissen, wo man Kosten einsparen kann und wo nicht, ist es hilfreich, sich auf eine Verwaltungsplattform zu verlassen, die Echtzeitdaten zur Bürobelegung anzeigt. Kurz gesagt, ein Tool zur Buchung von Arbeitsplätzen. Damit kann einfach und schnell festgestellt werden, wie viele Stunden oder Wochentage ein Büro tatsächlich belegt ist und wie hoch die Auslastung ist. Im Laufe der Zeit können diese Belegungsdaten gesammelt, analysiert und genutzt werden, um immobilienbezogene Kosten zu senken, indem zum Beispiel ungenutzte Büroräume geschlossen, Flächen verkauft oder vermietet oder sogar bestimmte Räume an Tagen mit geringer Belegung abgegrenzt werden.

FLEXIDESK kann Ihnen helfen, die Aktivitäten im Büro über einen längeren Zeitraum zu verfolgen. Durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze an Tagen zu buchen, an denen Ihre Mitarbeiter im Büro sind, können Sie diese Daten auswerten und in Ihrer nächsten strategischen Unternehmensbesprechung verwenden. Als Büromanager stehen Ihnen endlich Daten zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Vorschläge zur Erhöhung der Ressourceneffizienz untermauern und neue Ideen entwickeln können, wie Sie einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherstellen können.

2. Verbesserungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz erkennen

Durch diese Umstellung auf Hybridmodelle ist es noch wichtiger geworden, Arbeitsplätze an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Ein Arbeitsplatz, der nicht für die Arbeitsabläufe Ihrer Belegschaft ausgelegt ist, bleibt unzureichend ausgelastet und wird zu einer Quelle steigender Kosten. FLEXIDESK hilft Ihnen festzustellen, wie und wann Ihre Angestellten die Büroflächen nutzen und was ihre diesbezüglichen Ziele sind. Unternehmen in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz haben die Vorteile einer Arbeitsplatzoptimierung erkannt. Wenn Ihre Mitarbeiter die Büroräume vor allem für Besprechungen und Teamarbeit nutzen, sollten Sie mehr in Besprechungsräume und Bereiche investieren, in denen sie zusammenkommen können. Ein Raum voller leerer Bürozellen und verstaubter Schreibtische wird Ihre Bilanz nur belasten.

Das Sammeln dieser Art von Daten kann schwierig sein, muss es aber nicht. FLEXIDESK wurde entwickelt, um dieses Verfahren zu vereinfachen. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihr Büro mit seinen Räumen und Schreibtischen auf der Plattform einzurichten, Ihre Teammitglieder einzuladen, und schon können Sie loslegen. Im Laufe der Zeit können Sie sehen, an welchen Tagen und von welchen Personen welche Räume oder Büros genutzt werden. Die ersten 10 Schreibtische und Räume sind kostenlos buchbar. Probieren Sie es einfach aus und erstellen Sie ein kostenloses Konto!

3. Behalten Sie Ihre besten Kräfte

Wenn der wirtschaftliche Druck auf Ihr Unternehmen zunimmt, ist es äußerst wichtig, dass Sie Ihre besten Mitarbeiter halten. Was die meisten Menschen nicht mögen, ist Unsicherheit. Deshalb kann ein effizientes Management Ihrer hybriden Arbeitsbereiche eine großartige Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre qualifiziertesten Angestellten nicht verlieren.

FLEXIDESK wurde entwickelt, um eine mühelose Zusammenarbeit im Team und ein aktivitätsbasiertes Arbeiten zu ermöglichen, sodass Sie die Möglichkeit haben, sich in Echtzeit an die sich ständig ändernden Zeitpläne und Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder anzupassen. Auf diese Weise können Sie den Zeitaufwand für das Hin- und Herwechseln zwischen den Teammitgliedern reduzieren und dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Außerdem können Sie unsere Plattform nutzen, um auf die spezifischen Vorlieben Ihrer Belegschaft einzugehen. Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe und Planungsprozesse und geben Sie Ihrem Team die Freiheit, eine Arbeitsumgebung zu wählen, die ihren persönlichen Bedürfnissen entspricht. Profitieren Sie von mehr Flexibilität und einer besseren Work-Life-Balance, denn eine gesunde und zufriedene Unternehmenskultur ist der Motor für den Erfolg eines Unternehmens.

4. Nutzen Sie Veränderungen zu Ihrem Vorteil

Schwierige Zeiten erhöhen die Unsicherheit. Doch wo Unsicherheit herrscht, ergeben sich immer auch Chancen. Hybridarbeit ist mehr als nur ein neuer Trend, der durch wirtschaftliche und globale Veränderungen ausgelöst wurde. Es handelt sich, um eine völlig neue Art zu arbeiten und Unternehmensziele zu erreichen. Es handelt sich um Neuland, was bedeutet, dass Sie die Chance haben, neue und unentdeckte Wege zu finden, um Ihre Ziele zu erreichen. Hybride Arbeit ist ein Arbeitsansatz, der Flexibilität fördert. Flexibilität steigert die Produktivität, indem sie den unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Beschäftigten gerecht wird und es ihnen ermöglicht, das Beste aus ihrer Zeit herauszuholen. Behalten Sie den perfekten Überblick, indem Sie Home-Office-Tage, Teampräsenz und Raumkapazitäten in Ihrem Unternehmen nachverfolgen.

Gewinnen Sie im Handumdrehen Einblicke in das Arbeitsverhalten, die Vorlieben und Tendenzen Ihres Teams und geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, jederzeit zu sehen, wo jedes Teammitglied gerade arbeitet.

Flexibilität ist ein Teil unserer DNA. Wenn Sie die Möglichkeiten einer effektiven und einfach zu bedienenden Büromanagement-Plattform nutzen möchten, eröffnen Sie noch heute ein Konto bei uns!


Aktuelle Beiträge

Alle ansehen

Comments


bottom of page