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  • AutorenbildFlavia Cristian

Was Sie als Team brauchen, um eine Finanzierungsmöglichkeit zu gewinnen.

Die neue Art zu arbeiten?

Das Bild zeigt ein kleines Boot. Im Boot sitzen mehrere Personen, die alle an den Rudern arbeiten und zusammenarbeiten, um das Boot voranzutreiben. Das Bild symbolisiert die Bedeutung der Zusammenarbeit im Team, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Jedes Teammitglied trägt zum Erfolg des Teams bei, und es ist wichtig, dass alle an einem Strang ziehen, um voranzukommen.
Man gewinnt nur als Team

Für viele scheint sich die COVID-19-Pandemie ihrem Ende zu nähern. Während einige vollständig ins Büro zurückkehren und andere entdeckt haben, dass sie auch von zu Hause aus arbeiten können, haben die meisten Unternehmen einen hybriden Arbeitsmodus gefunden, das heißt, sie teilen ihre Arbeitstage zwischen Büro- und Heimarbeit auf.

Doch wie es bei Veränderungen üblich ist, bringt dies einige Herausforderungen mit sich. Viele fragen sich:

Wie koordinieren wir die zurückkehrenden Angestellten und stellen sicher, dass es genügend Arbeitsplätze für alle gibt?

Was ist eine einfache Lösung, um zu wissen, ob Kollegen an dem Tag, an dem man eine gemeinsame Arbeit geplant hat, im Büro sind?

Wie können wir Besprechungen im Büro mit Angestellten im Homeoffice koordinieren?

Was ist mit der Buchhaltung? Brauchen wir nicht eine Übersicht über die von einem Mitarbeiter im Homeoffice geleisteten Tage, um ihm einen Teil der Kosten erstatten zu können?

Dies waren auch einige unserer Fragen, doch das ist nun Geschichte. Wie? Ich dachte schon, Sie würden nie fragen. Lassen Sie mich eine kleine Geschichte erzählen.

Als im Jahr 2020 die Pandemie ausbrach, begannen wir mit der Entwicklung von FLEXIDESK, unserer eigenen Tisch- und Raumbuchungslösung. FLEXIDESK sollte uns einen Überblick über die Anzahl der Kollegen verschaffen, die sich im Büro aufhielten und es uns gleichzeitig ermöglichen, unsere Arbeitsplätze für die Arbeitstage im Büro im Voraus zu buchen.

Dies war eine enorme Hilfe bei der sicheren Rückkehr in unsere Büros nach dem ersten Lockdown. Auch heute noch erleichtert es uns im Büro oder von zu Hause aus zu arbeiten, den Überblick zu behalten und erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Dennoch war uns die technische Schwierigkeit der Lösung von Anfang an klar.

Die ersten Features

Zunächst mussten wir herausfinden, wie FLEXIDESK in andere intern genutzte Systeme wie SAP, interne Kalender oder Direct-Messaging-Systeme integriert werden konnte. Dazu gehören z.B. Slack und Google Calendar. Es war uns wichtig, die Datensicherheit zu gewährleisten, weshalb bei FLEXIDESK alle Verbindungen über SSL autorisiert und verschlüsselt werden. Unbefugte können somit nicht auf die privaten Informationen unserer Kunden zugreifen.

Das Bild zeigt drei Personen, die an Laptops arbeiten. Es scheint, als würden sie eine Brainstorming-Sitzung haben und zusammenarbeiten, um Ideen zu entwickeln. Das Bild vermittelt ein Gefühl von Zusammenarbeit und Kreativität und betont die Bedeutung der Teamarbeit, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
Erfolgreiche Ergebnisse

Da wir darüber hinaus eine nahtlose Benutzererfahrung bieten wollten, haben wir auch externe Daten in das Backend integriert. Dabei wurden Daten wie Feiertage oder Urlaube berücksichtigt.

So kann FLEXIDESK in Echtzeit auf aktuelle Situationen reagieren. Buchungen an Feiertagen sind generell nicht möglich. Um Echtzeitdaten zu gewährleisten, kommunizieren zusätzliche Schnittstellen mit externen Diensten.

Eine weitere Funktion, die umgesetzt werden sollte, ist eine KI-basierte Komponente, um Buchungsentscheidungen zu unterstützen oder automatisch zu treffen, wenn Mitarbeiter beispielsweise einen Platz dauerhaft reservieren wollen.

Alles in allem erwiesen sich diese Funktionen als sehr nützlich und die Akzeptanz in unserem Team war großartig. Dies führte zu der Überzeugung, dass wir FLEXIDESK auch anderen Unternehmen auf dem österreichischen Markt und darüber hinaus anbieten können.

Aus diesem Grund suchten wir nach einer Fördermöglichkeit, die die weitere Entwicklung dieses Projekts finanziell unterstützen konnte. Die Innovate4Vienna-Förderung der Wirtschaftsagentur Wien erwies sich als ideal, da sie sich auf neue Innovationen konzentriert, die während der Pandemie entstanden sind. Wir waren sehr dankbar dafür!

Als wir uns entschlossen, diese Förderung zu beantragen, wussten wir, dass wir den Wettbewerb gewinnen wollten, und dieser Ehrgeiz war letztendlich wahrscheinlich einer der wichtigsten Faktoren für unsere Effizienz. Glücklicherweise gelang es uns, die Einreichung vorzubereiten, und wir zählten zu den Gewinnern unter 50 anderen konkurrierenden Unternehmen. Damit begann FLEXIDESK öffentliche Aufmerksamkeit zu erlangen!

Wir wussten natürlich, dass es ein anstrengendes Unterfangen werden würde, aber wir haben es dennoch geschafft. Im Nachhinein haben wir die folgenden Faktoren identifiziert, die uns geholfen haben, diese Fördermöglichkeit zu gewinnen:

Die Grundsätze des Erfolgs

1. Tatendrang

Einer unserer wichtigsten Erfolgsfaktoren war unsere zielgerichtete und engagierte Mentalität.

Anstatt zu viel Zeit mit vorbereitenden Checklisten oder Verwaltungsaufgaben zu verbringen, einigten wir uns auf ein Arbeitsdokument, einen starken Fokus und klare Prioritäten. Dank einer klaren Zielsetzung gelang es uns, über viele Tage hinweg in einem sehr positiven und motivierenden Arbeitsfluss zu bleiben und uns bei Bedarf gegenseitig zu unterstützen. Diese Herangehensweise ist in unserer sehr flexiblen Mentalität verwurzelt.

Oft bringen einen die kleinen Schritte weiter, als nur das Endziel vor Augen zu haben. Einer der Schritte bestand darin, die Kosten unseres Vorhabens zu bedenken und abzuschätzen.

Wir wussten, dass wir zunächst alle Kostenstellen berücksichtigen mussten. Dies waren: unsere internen Ressourcen, Betriebskosten, Hardware und Dienstleistungen.

2. Ein Schwerpunkt, ein Ansatz, ein Ziel

Um sicherzustellen, dass jeder genau wusste, was zu tun war, teilten wir die Zuständigkeiten klar auf. Jemand war für die betriebswirtschaftlichen Eckdaten des Vorschlags zuständig, andere konzentrierten sich auf die Frage, warum FLEXIDESK für andere relevant sein sollte und wieder andere konzentrierten sich auf Budgetierung, Produktmerkmale und Koordination. Diese klare Aufteilung half uns, schnell und effizient voranzukommen.

Um sicherzustellen, dass wir an einem Strang zogen, einigten wir uns auf ein paar Dinge, die wir ansprechen wollten. Diese wenigen Dinge waren in Stein gemeißelt und bildeten einen leicht zu befolgenden Leitfaden. Diese waren:

Fairness/Bedürfnisse der Beschäftigten (kein First-Come-First-Served-Prinzip)

Rotierender Belegungsplan stärkt die soziale Interaktion

Unterstützung eines hybriden Arbeitsmodells (Brückenschlag zu einem hybriden Arbeitsumfeld)

Büroräume sollen gezielter für Unternehmenskultur und Austausch genutzt werden

Homeoffice für Konzentration

Stärkung der Entscheidungsfindung und Eigenverantwortung der Mitarbeiter

Weniger Kontrolle, mehr Vertrauen und Empowerment der Angestellten

Spontanität-ein Echtzeit-Überblick über Kollegen, die im Büro sind oder sein werden

Einfachheit in der Nutzung und Übersicht

Eine erschwingliche Preisgestaltung+

Unser Ziel war es, zunächst die Prioritäten der verschiedenen Interessengruppen zu verstehen und dann ein Produkt zu entwickeln, das sich genau daran orientiert. Unser Fokus lag auf Personalabteilungen, um ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern, indem wir die juristischen Angelegenheiten von Mitarbeitern in Fern- oder Hybridarbeit verwalten, oder auf Büroleitern, die sich um die Verfügbarkeit kümmern. Wir dachten aber auch an die Teamarbeit und förderten eine flexible Arbeitsweise, bei der Teams an Tagen mit kollaborativer Arbeit Schreibtische in unmittelbarer Nähe zueinander buchen können.

3. Kurze und schnelle Abschnitte

Da wir von Anfang an damit begonnen haben, den Förderantrag in einem einzigen Dokument zu erarbeiten, haben wir beschlossen, in sehr kurzen und schnellen Abschnitten zu arbeiten. Auf diese Weise konnten wir flexibel bleiben und ständig überprüfen, ob wir noch auf dem richtigen Weg oder auf derselben Linie waren. Anstatt Angst vor Fehlern zu haben oder auf Perfektionismus zu setzen, haben wir versucht, Feedback sofort einzubringen und umzusetzen.

Darüber hinaus standen wir auch in ständigem Kontakt mit der Wirtschaftsagentur Wien, sodass wir leichter überprüfen konnten, ob wir alle Anforderungen des Antrags erfüllte

4. Legen Sie noch eine Schippe obendrauf

Zu guter Letzt waren wir auch bereit, noch eine Schippe obendrauf zu legen. So gab es zum Beispiel eine offizielle Höchstzahl an Wörtern, die man beim Schreiben der Bewerbung für jeden Abschnitt einhalten sollte. Trotzdem wollten wir eine detaillierte technische Beschreibung der Funktionsweise unserer FLEXIDESK-Lösung einreichen. Daher wandten wir uns erneut an die Wirtschaftsagentur Wien, die uns schließlich erlaubte, eine detailliertere technische Beschreibung einzureichen und von unserer Professionalität beeindruckt war.

Was unsere Teamarbeit betrifft, so konzentrierten wir uns nicht nur auf die einzelnen Aufgaben, sondern sorgten auch dafür, dass jeder den Überblick über den Gesamtfortschritt des Projekts behielt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es keine schlechten Ideen gibt, sondern nur schlechte Umsetzungen. Das bedeutet nicht, dass wir jederzeit zuversichtlich waren, aber wir haben durchgehalten. Ich würde nicht sagen, dass wir furchtlos waren, aber wir waren auf jeden Fall mutig, und wir wussten, dass es manchmal reicht, sein Bestes zu geben.

Neugierig auf FLEXIDESK? Bleiben Sie auf unseren sozialen Netzwerken auf dem Laufenden!


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