top of page
Foto van schrijverFlavia Cristian

De Beste Hacks voor Kantoorbeheerders: 5 Manieren om je Werk-Leven te Vereenvoudigen


Drieënvijftig procent van de bedrijven die op afstand kunnen werken, verwacht een hybride werkmodel aan te nemen na de pandemie: sommige dagen worden op kantoor doorgebracht en andere dagen wordt er vanuit huis gewerkt. Hybride werken is de nieuwe manier van werken.

Nu meer bedrijven en organisaties overstappen op hybride werkmodellen dan ooit tevoren, is het steeds moeilijker geworden om een kantoorbeheerder te zijn. Sommige bedrijven hebben zelfs hun eigen benadering van hybride werken ontwikkeld. Bij Dynatrace bijvoorbeeld kunnen medewerkers kiezen uit verschillende werkmodellen. Medewerkers die meer dan drie keer per week op kantoor zijn, kunnen een vaste werkplek selecteren, terwijl degenen die sporadischer komen, een plek aan een gedeeld bureau kunnen boeken. Deze situaties laten zien hoe cruciaal het is om een eenvoudig desk-booking software te hebben. Het bijhouden van wie wanneer op kantoor is, en ervoor zorgen dat er voldoende kantoorruimte is voor alle medewerkers terwijl de kosten efficiënt blijven, is een complexe balansact.

Om het nog ingewikkelder te maken, hebben veel landen nieuwe wetgeving ingevoerd, zoals het thuiskantoor-wetgevingspakket, dat een beter overzicht en nog meer aandacht voor detail vereist. Er zijn echter manieren om zaken te vereenvoudigen. We laten je de top vijf manieren zien om het leven van kantoorbeheerders iets eenvoudiger te maken. Lees verder om erachter te komen!

1. Team-Vriendelijke Werkruimte

Een gelukkig team dat naar een gemeenschappelijk doel toewerkt, maakt het werk van een manager veel gemakkelijker. Hoe minder obstakels onderweg, hoe beter.

Een team-vriendelijke werkruimte draait om het behouden van flexibiliteit en keuzevrijheid, terwijl je frequente mogelijkheden voor persoonlijke interacties en gemeenschapsopbouw faciliteert. Het is eenvoudiger om in contact te blijven met collega's en medewerkers wanneer je een systeem hebt dat een overzicht biedt van wanneer je collega's op kantoor zullen zijn. Zo weet je wie er op maandag komt en wanneer je een face-to-face kunt plannen. Zijn er vrije plekken beschikbaar in het gedeelde bureaugebied? Geen idee, kijk gewoon even in het systeem!

Tegenwoordig betekent het beheren van flexibiliteit ook structuur. Het behouden van een overzicht en een gevoel van orde kan de werkdruk van kantoorbeheerders aanzienlijk verbeteren. FLEXIDESK geeft managers de mogelijkheid om terug te kijken in het kantoorrooster en te zien wie een bureau had, in welke kamer, en op welke dag.

Desk-booking softwareprogramma's bevorderen teamwork en vrijheid. Vroeger kwam je op je werk aan in de hoop dat er een bureau beschikbaar zou zijn. Met de mogelijkheid om van tevoren een bureau te boeken, is de keuze aan jou, en kun je dicht bij de mensen zijn waarmee je moet samenwerken.

Om deze reden vereenvoudigt FLEXIDESK het leven van alle afdelingen, kantoorbeheerders en medewerkers.

2. Pas de Communicatiemiddelen Aan op het Bericht

De Covid-19 pandemie dwong bedrijven en medewerkers om nieuwe manieren te vinden om te communiceren en vergaderingen te houden. Omdat we vanuit huis moesten werken, werden verschillende programma's voor conference calls en messaging meer gebruikt dan ooit tevoren.

Niet elke vergadering kan meer persoonlijk plaatsvinden. Met variërende schema's in en buiten kantoor voor elke medewerker, is het belangrijk om te leren aanpassen via verschillende kanalen.

Programma's zoals Zoom, Teams en Slack zijn bijvoorbeeld geweldige manieren om informele, snelle gesprekken te voeren via directe berichten in plaats van de trager bewegende reacties van e-mail te vervangen.

Door zulke tools te combineren met organisatiehulpmiddelen, zoals FLEXIDESK, kun je het meeste uit gesprekken halen, gebaseerd op de kanalen of omgeving die nodig zijn voor het onderwerp. Door een realtime overzicht te hebben van wie op kantoor zal zijn en wie vanuit huis werkt, kun je deze programma's gebruiken om collectieve vergaderingen te houden, ongeacht de locatie. Medewerkers kunnen het juiste communicatiekanaal kiezen, afhankelijk van het onderwerp, door video-oproepen te plannen of meer persoonlijke vergaderingen op kantoor. Op deze manier wordt de communicatiestroom in je bedrijf duidelijker, gefocust en productiever!

Met FLEXIDESK kun je van tevoren bureaus boeken naast collega's voor persoonlijke samenwerking. Als een andere collega die dag thuis moet werken, kun je ze via videoconferentie erbij betrekken.

Boek eenvoudig privé-bureaus of -kamers op afstand!

3. Facturering: Maaltijden

FLEXIDESK biedt je een manier om maaltijdvergoedingen beter te beheren. Het is moeilijk bij te houden wanneer je niet weet wie er komt of gaat.

Met medewerkers die de mogelijkheid hebben om hun bureaus op bepaalde data te selecteren, hebben managers een eenvoudige manier om bij te houden hoeveel er elke dag van de week aan elke medewerker moet worden toegewezen. In plaats van een lijst bij te houden via ja of nee via Slack of e-mail, kunnen managers naar het desk-booking plan kijken en precies weten hoeveel ze kunnen verwachten. Het is gemakkelijker om niet achter te raken en ervoor te zorgen dat elke medewerker krijgt wat hij nodig heeft.

Het is eenvoudig om terug te gaan naar het boekingsplan en de aanwezigheid op kantoor over een geselecteerde periode te zien. Het verkort de enorme hoeveelheid individuele communicatie en verzamelt alle informatie op één plaats.

4. Belastingen: Thuiswerk

Sinds 2021 is er nieuwe wetgeving van kracht geworden met betrekking tot thuiswerk (vergoedingen) en thuiswerk forfaitaire tarieven. Er kan een maximum van 300 EUR per kalenderjaar worden toegekend voor thuiswerk.

Dat betekent dat deze vergoeding kan worden gegeven als 3 EUR voor elke thuiswerkdag, tot 100 dagen per jaar. Het is een niet-belastbaar tarief dat is vrijgesteld van niet-loonkosten en sociale zekerheid.

PwC stelt ook: "Als minder dan het maximale bedrag van de forfaitaire kosten wordt geclaimd, kunnen werknemers het verschil als beroepskosten in hun jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting claimen (maximumbedrag minus het door de werkgever toegekende forfaitaire bedrag)."

Deze wetgeving betekent ook dat werknemers die vanuit huis werken, kosten voor werkmeubilair kunnen aftrekken. Voorheen had elke medewerker een eigen kantoorruimte, nu hebben ze dat niet meer per se!

Met FLEXIDESK kunnen kantoorbeheerders eenvoudig vergoedingen voor elke medewerker berekenen. Het maakt het ook gemakkelijk om thuiswerkdagen voor belastingdoeleinden te berekenen.

5. Strategische Kantoorindeling voor Langetermijnplanning

Kunnen navigeren wie er op bepaalde dagen op kantoor zal zijn, maakt langetermijnplanning voor het kantoor gemakkelijker. Het zien van deskschema's in een boekingsplan geeft inzicht in de toekomst, om langetermijnbeslissingen te nemen over huur, grootte, acquisities en benodigde benodigdheden.

Nu medewerkers vanuit huis kunnen werken, besluiten sommigen te downsizen naar een kleinere kantoorruimte en kosten te besparen. In deze gevallen kunnen sommige bedrijven diensten in hun boekingsplan creëren, om medewerkers automatisch aan een bepaald bureau toe te wijzen op hun kantoordagen.

Op dit moment is er een overvloed aan lege kantoorruimtes op de markt. Heb je echt al die kantoorruimte nodig? Downsizing kan milieuoverwegingen hebben en helpen de operationele kosten te verlagen.

Het hebben van een manier om de bezettingsgraad van week tot week en maand na maand bij te houden, stelt je in staat grip te krijgen op de specifieke kantoorbehoeften van je bedrijf. FLEXIDESK is een eenvoudige manier om te begrijpen wat je werkelijk nodig hebt.

Aanvullende Gedachten

De schema's en levens van mensen veranderen snel. Het is moeilijk bij te houden met veel kantoren, werkmodellen en variërende persoonlijke schema's. Achter de functietitel staat een persoon. Je medewerkers hebben hun eigen leven, en soms moet je als kantoorbeheerder ook beheren hoe de persoonlijke aspecten de dagelijkse activiteiten beïnvloeden. Iemand kan misschien niet naar kantoor komen omdat hij ziek is. Een ander moet misschien zijn kind thuis houden van de kinderopvang.

Het kunnen teruggeven van wat verantwoordelijkheid aan de medewerkers, neemt een beetje werk van het bord van een kantoorbeheerder. In plaats van telefoontje na telefoontje te beheren van wie niet kan komen, kunnen medewerkers gewoon op een knop drukken om iedereen te laten weten dat hun bureau nu beschikbaar is.

FLEXIDESK biedt precies dat. Een eenvoudige en eerlijke manier om het kantoorleven te integreren in de levens en schema's van elke medewerker.

FLEXIDESK vereenvoudigt

FLEXIDESK biedt mogelijkheden voor langetermijnplanning van kantoor en een gebruiksvriendelijke manier voor medewerkers om collega's op de hoogte te houden. Het helpt bij dagelijkse operaties en houdt een teamgerichte omgeving in een hybride werkmodel. Simpelweg alles in één oogopslag!

FLEXIDESK biedt een flexibele werkplek terwijl het verspilling van middelen elimineert. Het bespaart simpelweg tijd en geld. De zelfbedieningsmogelijkheden nemen een last van de schouders van managers. FLEXIDESK betekent simpelweg vrijheid.

Kantoorbeheerders overal kunnen opgelucht ademhalen, wetende dat hun werk eenvoudiger wordt door het bijhouden en registreren van uren terwijl het aantal uren besteed aan facturering wordt verminderd.

FLEXIDESK werkt gewoon! Bekijk onze functies en prijzen.

Recente blogposts

Alles weergeven
bottom of page