De nieuwe manier van werken?
Voor velen lijkt er een einde te komen aan de COVID-19 pandemie. Sommigen keren volledig terug naar kantoor, anderen hebben ontdekt dat ze het op afstand kunnen doen, maar de meeste bedrijven hebben een hybride aanpak ontwikkeld - een verdeling van de dagen tussen kantoor en thuiswerken.
Maar zoals het meestal gaat met verandering, ontstaan er ook uitdagingen. Velen vragen zich af:
Hoe coördineren we de binnenkomende werknemers en zorgen we ervoor dat er genoeg zitplaatsen zijn voor iedereen?
Wat is een eenvoudige oplossing om te weten of je teamgenoot op kantoor is op de dag dat je hebt gepland om samen te werken?
Hoe kunnen we vergaderingen op kantoor afstemmen op werknemers die op afstand werken?
Hoe zit het met de boekhouding? Hebben we geen overzicht nodig van de thuiswerkdagen die een werknemer heeft doorgebracht om hem een deel van de kosten te kunnen vergoeden?
Dit waren ook enkele van onze vragen, maar daar zijn we nu voorbij. Hoe? Ach, ik dacht dat je het nooit zou vragen. Ik zal je een verhaaltje vertellen.
In 2020, toen de pandemie toesloeg, begonnen we met de ontwikkeling van FLEXIDESK, onze eigen oplossing voor het boeken van bureaus en kamers. Met FLEXIDESK zouden we een overzicht hebben van het aantal collega's dat op kantoor was, vanwege de beperkte aantallen, terwijl we ook onze stoelen van tevoren konden reserveren op de dagen dat we wilden komen.
Dit hielp enorm bij het veilig terugkeren naar onze kantoren na de eerste lockdown. Het maakt het tot op de dag van vandaag gemakkelijk om op kantoor of thuis te werken, een realtime overzicht te hebben en ons te helpen samenwerken.
Desondanks was de technische complexiteit van de oplossing vanaf het begin duidelijk voor ons.
De eerste functies
Eerst moesten we in kaart brengen hoe FLEXIDESK kon worden geïntegreerd met andere systemen die intern door bedrijven worden gebruikt, zoals SAP, interne agenda's of systemen voor direct messaging. Enkele van de onze zijn Slack en Google Calendar. Het was belangrijk voor ons om de veiligheid van gegevens te garanderen, dus met FLEXIDESK worden alle verbindingen geautoriseerd en versleuteld via SSL. Daardoor kunnen onbevoegde gebruikers geen toegang krijgen tot de privégegevens van onze klanten.
Omdat we een naadloze gebruikerservaring wilden bieden, hebben we er bovendien voor gezorgd dat externe gegevens in de backend zijn geïntegreerd. Gegevensbronnen zoals vakanties of vakantiedagen werden overwogen.
Zo kan FLEXIDESK in realtime reageren op actuele situaties. Over het algemeen worden boekingen op feestdagen niet toegestaan. Om real-time gegevens te garanderen, communiceren extra interfaces met externe diensten.
Een andere functie die nog geïmplementeerd moet worden, is een AI-gebaseerde component om boekingsbeslissingen te ondersteunen of automatisch te maken, bijvoorbeeld als een werknemer continu een stoel wil reserveren.
Al met al bleken deze functies zeer functioneel te zijn en de acceptatie in ons team was dan ook fantastisch. Dit bracht ons tot de overtuiging dat we FLEXIDESK konden aanbieden aan andere bedrijven op de Oostenrijkse markt en daarbuiten.
Daarom waren we op zoek naar een financieringsmogelijkheid die de verdere ontwikkeling van dit project vanuit financieel oogpunt kon ondersteunen. De Innovate4Vienna-financiering van Wirtschaftsagentur Wien bleek ideaal, omdat deze financiering zich richt op nieuwe innovaties die tijdens de pandemie zijn ontstaan. We waren zo dankbaar, tot hier aan toe!
Toen we besloten om deze financiering aan te vragen, wisten we dat we de uitdaging wilden winnen en deze ambitie was uiteindelijk waarschijnlijk een van de beste drijfveren voor onze efficiëntie. Gelukkig slaagden we erin om de inzending voor te bereiden en waren we een van de winnaars, uit 50 andere meedingende bedrijven. Zo begon voor FLEXIDESK de reis naar publieke bekendheid!
We wisten natuurlijk dat het een veeleisende onderneming zou worden, maar we hebben ons er doorheen geslagen. Terugkijkend hebben we de volgende factoren geïdentificeerd die ons hebben geholpen om deze financieringskans binnen te halen:
De principes van succes
1. Vooruitstrevende mentaliteit
Een van onze belangrijkste succesfactoren was onze rechtdoorzee-mentaliteit.
In plaats van te veel tijd te besteden aan voorlopige checklists of administratieve taken, spraken we één werkdocument af, een sterke focus en duidelijke prioriteiten. Dankzij een duidelijk doel konden we vele dagen in een zeer positieve en motiverende workflow blijven, waarbij we elkaar steunden wanneer dat nodig was. Deze aanpak van ons is geworteld in onze zeer wendbare mentaliteit.
Vaak kom je verder door je te richten op de kleine stapjes dan door alleen het einddoel te zien. Een van de stappen was het overwegen en inschatten van de kosten van onze onderneming.
We wisten dat we eerst alle kostenplaatsen moesten overwegen. Dit zouden zijn: onze interne middelen, hostingkosten, hardware, diensten.
2. Eén focus, één aanpak, één bestemming
Om ervoor te zorgen dat iedereen precies wist wat hij moest doen, verdeelden we de verantwoordelijkheden duidelijk. We hadden iemand die verantwoordelijk was voor de business metrics van het voorstel, anderen richtten zich op waarom FLEXIDESK inderdaad relevant zou zijn voor velen, terwijl weer anderen zich richtten op budgettering, producteigenschappen en coördinatie. Deze duidelijke verdeling hielp ons om snel en efficiënt vooruitgang te boeken.
Om er zeker van te zijn dat we aan hetzelfde touw trokken, spraken we een paar dingen af die we wilden aanpakken. Die paar dingen stonden hoe dan ook vast en vormden een gemakkelijk te volgen richtlijn. Dat waren:
Eerlijkheid / behoeften van werknemers (niet wie het eerst komt, het eerst maalt)
Een roulerend boekingsplan versterkt de sociale interactie
Een hybride werkmodel ondersteunen (de brug slaan naar een hybride werkomgeving)
Kantoren doelgerichter gebruiken voor bedrijfscultuur en uitwisseling
Concentratie tijdens thuiswerken
Stimuleren van besluitvorming en verantwoordelijkheid bij de werknemers
Minder controle, meer vertrouwen en empowerment van medewerkers
Spontaniteit - een realtime overzicht van collega's die op kantoor zijn of zullen zijn
Eenvoud in gebruik en overzicht
Een betaalbare prijs
Ons doel was om eerst de prioriteiten van de verschillende belanghebbenden te begrijpen en vervolgens een product te maken dat precies daarop was gericht. We richtten ons op HR-belanghebbenden om hun dagelijkse taken te verlichten, zoals het beheren van juridische taken voor externe of hybride werknemers, of op kantoormanagers die zorgen hadden over beschikbaarheid. We dachten echter ook aan teamwerk, door een flexibele manier van werken te promoten waarbij teams bureaus dicht bij elkaar konden boeken op dagen waarop samengewerkt moest worden.
3. Korte en snelle iteraties
Omdat we vanaf het begin begonnen met het opstellen van het financieringsvoorstel in slechts één document, besloten we om in zeer korte en snelle iteraties te werken. Op die manier konden we flexibel blijven en voortdurend controleren of we nog steeds op het juiste spoor zaten of op dezelfde pagina zaten. In plaats van bang te zijn om fouten te maken of ons te richten op perfectionisme, probeerden we feedback direct te geven en te implementeren.
Bovendien hielden we ook voortdurend contact met het Wirtschaftsagentur Wien, zodat we gemakkelijker konden controleren of we aan alle vereisten van de aanvraag voldeden.
4. Loop die extra mijl
Last but not least waren we ook bereid om een stapje extra te zetten, er was bijvoorbeeld een officieel maximum aantal woorden dat je mocht gebruiken voor elk onderdeel bij het schrijven van de aanvraag. Desondanks wilden we een gedetailleerde technische beschrijving indienen van hoe onze FLEXIDESK-oplossing zou werken. Daarom benaderden we de Wirtschaftsagentur Wien opnieuw, die ons uiteindelijk toestond om een meer gedetailleerde technische beschrijving in te dienen en onder de indruk was van onze professionaliteit.
Wat ons teamwork betreft, hebben we ons niet alleen gericht op de minimale taken die iedereen moest uitvoeren, maar hebben we er ook voor gezorgd dat iedereen een algemeen overzicht hield van de voortgang van het voorstel.
Samenvattend: er zijn geen slechte ideeën, alleen slechte uitvoeringen. Dit betekent niet dat we er altijd vertrouwen in hadden, maar we hebben wel doorgezet. Ik zou niet zeggen dat we onbevreesd waren, maar we waren zeker moedig, en door te weten dat, soms, je best doen genoeg is.
Nieuwsgierig naar FLEXIDESK? Blijf op de hoogte via onze socials!