53 % der Unternehmen, die bereits Homeoffice anbieten, werden nach der Pandemie voraussichtlich ein hybrides Arbeitsmodell übernehmen. Hybrid bezeichnet eine Kombination aus Tagen, die im Büro verbracht werden und welchen, wo von zuhause aus gearbeitet wird. Diese Art und Weise gilt als ein neuer Ansatz des Arbeitens.
Da immer mehr Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle umsteigen, wird es immer schwieriger für die Büroleitung alle zu notwendigen Aspekte im Überblick zu haben. So haben einige Firmen ihren eigenen Ansatz für hybrides Arbeiten entwickelt. Zum Beispiel kann im Unternehmen Dynatrace zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen gewählt werden. Mitarbeiter, die mehr als dreimal pro Woche im Büro sind, können sich einen eigenen Schreibtisch aussuchen, während solche, die sporadisch kommen, einen Platz an einem gemeinsamen Schreibtisch wählen müssen. Besonders in solchen Situationen zeigt sich, wie wichtig eine einfache Software für das Buchen von Sitzplätzen ist. Die größte Schwierigkeit besteht darin, den Überblick zu behalten, wer sich wann im Büro aufhält und gleichzeitig sicherzustellen, dass genügend Bürofläche für alle Mitarbeiter vorhanden ist, während die Kosten gering gehalten werden sollen.
Zusätzlich dazu haben viele Länder neue Rechtsvorschriften eingeführt, wie z. B. das Home-Office-Gesetzespaket, das noch mehr Wissen und Weitblick hinsichtlich der Belegungssituation der Sitzplätze erfordert.. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell zu vereinfachen. Wir zeigen Ihnen die fünf besten Optionen, um das Leben von Office Managern ein wenig zu erleichtern!
1. Teamwork-freundlicher Arbeitsbereich
Ein glückliches Team, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, erleichtert die Arbeit eines Managers. Je weniger Stolpersteine im Weg liegen, desto besser.
Bei einem Arbeitsplatz geht es darum, Flexibilität und Wahlmöglichkeiten zu erhalten sowie gleichzeitig Gelegenheiten für persönliche Interaktionen und den Aufbau einer Gemeinschaft zu schaffen. Es ist einfacher, mit Kollegen und Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, wenn Sie ein System haben, das einen Überblick darüber gibt, wann Ihre Kollegen im Büro sein werden. Auf diese Weise wissen Sie, wer montags kommt und wann Sie ein persönliches Treffen vereinbaren können. Gibt es noch freie Plätze im Shared-Desk-Bereich? Kein Problem, schauen Sie einfach im System nach!
Flexibilität zu verwalten bedeutet heutzutage Struktur. Den Überblick und die Ordnung zu bewahren, kann die Arbeitsbelastung von Büroleitern erheblich verbessern. Mit FLEXIDESK können Manager im Buchungsplan zurückblicken und jederzeit einsehen, wer in welchem Raum an welchem Tag einen Schreibtisch hatte.
Aus diesem Grund vereinfacht FLEXIDESK das Leben aller Abteilungen, Büroleiter und Mitarbeiter.
Softwareprogramme für eine eigenständige Schreibtischzuteilung fördern Teamarbeit und Wahlfreiheit. Wenn man früher in die Arbeit ging, konnte man nur hoffen, dass noch ein Arbeitsplatz unbelegt ist. Mit der Möglichkeit im Voraus zu buchen, haben Sie nun die freie Wahl und können in der Nähe jener Kollegen sein, mit denen Sie am liebsten zusammen arbeiten.
Aus diesem Grund vereinfacht FLEXIDESK das Leben aller Abteilungen, Büroleiter und Mitarbeiter.
2. Das Kommunikationsmittel an die Botschaft anpassen
Die COVID-19-Pandemie zwang Unternehmen und Mitarbeiter dazu, neue Wege der Kommunikation und der Durchführung von Meetings zu finden. Da viele von zu Hause aus arbeiten mussten, wurden verschiedene Programme für Besprechungen mehr denn je genutzt.
Nicht jede Besprechung kann persönlich abgehalten werden. Da jeder Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten hat, ist es wichtig, dass sie oder er lernt, sich über verschiedene Kanäle anzupassen.
Programme wie Zoom, Teams und Slack sind zum Beispiel großartige Möglichkeiten für informelle, schnelle Unterhaltungen durch direkte Nachrichtenübermittlung, die die langsameren Antworten von E-Mails ersetzen.
Programme wie Zoom, Teams und Slack sind zum Beispiel großartige Möglichkeiten für informelle und schnelle Unterhaltungen. Durch diese direkte Nachrichtenübermittlung können langsamere Austauschmöglichkeiten wie solche per E-Mail ersetzt werden.
Eine Kombination solcher Kommunikationstools mit Organisationstools wie FLEXIDESK ermöglicht es, das Beste aus Ihren Gesprächen herauszuholen. Da Ihnen ein Echtzeit-Überblick zur Verfügung steht, wer im Büro ist und wer von zu Hause aus arbeitet, können diese Programme genutzt werden, um unabhängig davon gemeinsame Besprechungen durchzuführen. Die Mitarbeiter können je nach Thema den richtigen Kommunikationskanal wählen, indem sie entweder Videoanrufe oder persönliche Besprechungen im Büro einplanen. Auf diese Weise wird der Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen klarer, fokussierter und effizienter!
Mit FLEXIDESK können Sie im Voraus Schreibtische in der Nähe von Kollegen für die gemeinsame Zusammenarbeit buchen. Wenn ein anderer Kollege an diesem Tag von zu Hause aus arbeiten muss, können Sie ihn ganz einfach per Videokonferenz miteinbeziehen.
Buchen Sie ganz bequem Ihren Schreibtisch oder Raum online!
3. Abrechnung: Essenszuschüsse
FLEXIDESK bietet Ihnen die Möglichkeit, Essenszuschüsse effizienter abzurechnen. Gerade dann, wenn man nicht weiß wer im Büro ist und wer von zuhause aus arbeitet.
Da alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihren Sitzplatz für bestimmte Tage zu buchen, können Manager auf einfache Weise feststellen, an welchem Tag dem Mitarbeiter ein Essenszuschuss zusteht. Anstatt über Slack oder E-Mail eine Strichliste mit Ja- und Nein-Stimmen zu führen, kann ganz einfach der Buchungsplan eingesehen werden. So weiß man genau, wie viele Mitarbeit im Büro sind. Wie Sie sehen, kann mithilfe von FLEXIDESK mit Leichtigkeit sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden.
Es ist nicht nur einfach auf den Buchungsplan zuzugreifen und die Anwesenheiten im Büro über einen bestimmten Zeitraum einzublicken, FLEXIDESK verkürzt ebenfalls die große Anzahl an Kommunikationswegen und sammelt alle Informationen an einem Ort.
4. Steuern: Home-Office
Seit 2021 gibt es eine neue Rechtslage bezüglich den Home-Office Zulagen sowie Pauschalen. Es können bis zu 300 EUR pro Kalenderjahr erhalten werden.
Das bedeutet, dass diese Pauschale als 3 EUR für jeden Tag im Home-Office gewährt werden kann, und zwar für bis zu 100 Tage im Jahr. Es handelt sich um einen nicht steuerpflichtigen Satz, der von Lohnnebenkosten und Sozialversicherung befreit ist.
PwC erklärt weiter: "Wird weniger als der Höchstbetrag der Pauschale geltend gemacht, können Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen (Höchstbetrag abzüglich der vom Arbeitgeber gewährten Pauschale)."
Diese Regelung bedeutet auch, dass Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, Ausgaben für Arbeitsmöbel absetzen können. Früher hatten alle Mitarbeiter einen eigenen Büroraum, jetzt ist das nicht mehr notwendig!
Mithilfe von FLEXIDESK können Büroleiter ganz einfach die Zulagen für jeden Mitarbeiter ausrechnen. Auch die Berechnung von Home-Office-Tagen für steuerliche Zwecke ist damit einfach möglich.
5. Strategisches Büro-Layout für die langfristige Büroplanung
Die Möglichkeit, zu sehen, wer an bestimmten Tagen im Büro sein wird, erleichtert die langfristige Büroplanung immens. Wenn Sie die Arbeitszeiten des Belegungsplans der nächsten Wochen vor sich sehen, ist es um einiges leichter, langfristige über Miete, Größe, Anschaffungen und benötigte Materialien hinsichtlich dem Arbeitsplatz zu entscheiden.
Jetzt, da die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können, beschließen einige Unternehmen ihre Bürofläche zu verkleinern, um Kosten zu sparen. In diesem Fall kann der Belegungsplan so geändert werden, dass den Mitarbeitern an ihren Tagen im Büro automatisch ein bestimmter Schreibtisch zugewiesen wird.
Zurzeit gibt es eine Fülle von freien Büroflächen auf dem Markt. Aber brauchen Sie wirklich so viel Bürofläche? Eine Verkleinerung kann ökologische Erwägungen haben und zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
Wenn Sie bereits eine Lösung haben, die Raumbelegung von Woche zu Woche und von Monat zu Monat zu verfolgen, haben Sie den Bürobedarf Ihres Unternehmens im Griff. Ansonsten können Sie mit FLEXIDESK auf einfache Weise feststellen, was Sie tatsächlich brauchen.
Zusätzliche Überlegungen
Die Zeitpläne und das Leben der Menschen ändern sich schnell. somit ist es schwierig mit den vielen verschiedenen Bürostandorten, Arbeitsmodellen und unterschiedlichen persönlichen Zeitplänen Schritt zu halten. Hinter jedem Mitarbeiter steckt ein Mensch, der neben der Arbeit auch eigene Probleme und Herausforderungen im Privatleben zu meistern hat. Daher müssen Sie als Büromanager manchmal auch dafür sorgen, dass diese persönlichen Aspekte vereinbar mit dem Arbeitsalltag sind. Jemand kann vielleicht nicht ins Büro kommen, weil er krank geworden ist. Ein anderer muss vielleicht sein Kind vom Kindergarten zu Hause lassen.
Ist man in der Lage den Mitarbeitern einen Teil der Verantwortung zurückzugeben, nimmt man dem Büroleiter ein wenig Arbeit ab. Anstatt einen Anruf nach dem anderen entgegenzunehmen, weil jemand nicht kommen kann, könnten die Mitarbeiter per Knopfdruck allen anderen mitteilen, dass ihr Schreibtisch jetzt frei ist.
FLEXIDESK bietet genau das: einen einfachen und fairen Weg, das Büroleben und das Privatleben in einen betrieblichen Zeit- und Belegungsplan zu integrieren.
FLEXIDESK simplifiziert
FLEXIDESK bietet nicht nur eine gute Möglichkeit für eine langfristige Büroplanung, sondern stellt gleichzeitig ein benutzerfreundliches Tool für Mitarbeiter dar, mit dem Kollegen jederzeit am Laufenden gehalten werden können. Es hilft bei täglichen Abläufen ebenso wie bei der Aufrechterhaltung einer teamorientierten Umgebung in einem hybriden Arbeitsmodell. Einfach, alles auf einen Blick!
FLEXIDESK sorgt für einen flexiblen Arbeitsplatz und vermeidet gleichzeitig die Verschwendung von Ressourcen. Es spart einfach Zeit und Geld. Seine Selbstbedienungsfunktionen entlasten die Manager und fördern die Entscheidungsfreiheit der Mitarbeiter.
Büroleiter auf der ganzen Welt können aufatmen mit dem Wissen, dass ihre Arbeit bei der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitsstunden erleichtert wird und gleichzeitig die Zeit für die Rechnungsstellung reduziert wird.