
Si prevede che il 53% delle aziende in grado di lavorare a distanza adotterà un modello di lavoro ibrido dopo la pandemia: alcuni giorni saranno trascorsi in ufficio e altri da casa. L'ibrido è il nuovo modo di lavorare.
Con un numero sempre maggiore di aziende e società che si rivolgono a modelli di lavoro ibridi, è diventato sempre più difficile essere un manager d'ufficio. Alcune aziende hanno persino creato un proprio approccio al lavoro ibrido. Con Dynatrace, ad esempio, i dipendenti possono scegliere tra diversi modelli di lavoro. I dipendenti che si recano in ufficio più di 3 volte la settimana possono scegliere una scrivania dedicata, mentre quelli che vengono più sporadicamente possono prenotare un posto ad una scrivania condivisa. Queste situazioni dimostrano quanto sia fondamentale disporre di un semplice software di desk booking. Tenere traccia di chi è presente in ufficio e quando, e garantire che ci sia spazio sufficiente per tutti i dipendenti cercando di mantenere costi efficienti, è un complesso gioco di equilibri.
Per rendere le cose ancora più complesse, molti paesi hanno introdotto nuove leggi, come il pacchetto legislativo sull'home office, che richiedono un migliore quadro generale e un'attenzione ancora maggiore ai dettagli. Tuttavia, ci sono modi per semplificare le cose. Ti mostreremo i cinque modi migliori per semplificare la vita dei responsabili d'ufficio. Continua a leggere per scoprirli!
1. Spazio di lavoro favorevole al lavoro di squadra
Mantenere un team felice che si muove verso un obiettivo comune rende il lavoro del manager molto più facile. Meno ostacoli ci sono, meglio è.
Uno spazio di lavoro favorevole al lavoro di squadra significa mantenere la flessibilità e la possibilità di scelta, consentendo al contempo frequenti opportunità di interazione personale e di team building. È più semplice tenersi in contatto con i colleghi e i dipendenti quando si dispone di un sistema che fornisce una panoramica degli orari in cui i colleghi saranno in ufficio. In questo modo sai per esempio chi viene il lunedì e quando fissare un incontro faccia a faccia. Ci sono posti liberi nell'area delle scrivanie condivise? Non ne ho idea, basta dare un'occhiata al sistema!
Al giorno d'oggi, gestire la flessibilità significa strutturare. Mantenere una visione d'insieme e un senso di ordine può migliorare notevolmente il carico di lavoro dei responsabili d'ufficio. FLEXIDESK offre ai manager la possibilità di risalire all'agenda dell'ufficio e vedere chi aveva una scrivania, in quale stanza e in quale giorno.
I programmi software di prenotazione delle scrivanie favoriscono il lavoro di squadra e la libertà. In passato, si arrivava sul posto di lavoro sperando che fosse disponibile una scrivania. Con la possibilità di avere una scrivania prenotata in anticipo, la scelta è tua e puoi essere vicino alle persone con cui devi collaborare.
Per questo motivo, FLEXIDESK semplifica la vita di tutti i reparti, dei responsabili d'ufficio e dei dipendenti.
2. Adattare i mezzi di comunicazione al messaggio
La pandemia del Covid ha costretto le aziende e i dipendenti a trovare nuovi modi per comunicare e tenere riunioni. Costretti a lavorare da casa, i diversi programmi di videoconferenza e messaggistica sono diventati più utilizzati che mai.
Non tutte le riunioni possono essere tenute di persona. Con orari diversi in ufficio e fuori ufficio per ogni dipendente, è importante imparare ad adattarsi attraverso canali diversi.
Per esempio, programmi come Zoom, Teams e Slack sono ottimi modi per avere conversazioni informali e veloci attraverso la messaggistica diretta, in sostituzione delle risposte più lente delle e-mail.
Combinando questi strumenti con quelli organizzativi, come FLEXIDESK, è possibile ottenere il massimo dalle conversazioni, in base ai canali o all' ambiente necessario per l'argomento. Avendo una panoramica in tempo reale di chi è in ufficio e chi lavora da casa, puoi usare questi programmi per fare riunioni collettive indipendentemente. I dipendenti possono selezionare il giusto canale di comunicazione a seconda dell'argomento da discutere, programmando videochiamate oppure incontri più personali in ufficio. In questo modo, il flusso di comunicazione nella tua azienda diventa più chiaro, mirato e produttivo!
Con FLEXIDESK puoi prenotare in anticipo le scrivanie accanto ai colleghi per collaborare in prima persona. Se un altro collega deve lavorare da casa quel giorno, potete collegarvi in videoconferenza.
Basta prenotare scrivanie o uffici privati da remoto!
3. Fatturazione: Pranzi
FLEXIDESK ti offre un modo per contabilizzare meglio le indennità di mensa, visto che è difficile tenerci conto quando non si sa chi va e chi viene.
Con la possibilità per i dipendenti di selezionare le proprie scrivanie in determinate date, i manager hanno un modo semplice per tenere traccia di quanto concedere a ciascun dipendente ogni giorno della settimana. Invece di dover tener conto dei sì e dei no via Slack o via e-mail, i dirigenti possono dare un'occhiata alle prenotazioni delle scrivanie e sapere esattamente quante persone devono aspettarsi. Così è più facile non perdere tempo ed essere sicuri che ogni dipendente abbia ciò di cui ha bisogno.
È semplice tornare al piano di prenotazione e vedere le presenze in ufficio in un determinato periodo di tempo. Si riduce l'enorme quantità di comunicazioni individuali e si raccolgono tutte le informazioni in un unico posto.
4. Tasse: Home Office
Dal 2021 è stata introdotta una nuova normativa relativa al lavoro da casa (indennità) e al forfait per il home office. È possibile concedere un massimo di 300 euro all'anno per il lavoro a domicilio.
Ciò significa che questa indennità può essere concessa come 3 euro per ogni giorno di lavoro a domicilio, fino a un massimo di 100 giorni all'anno. Si tratta di un'aliquota non imponibile, esclusa dal costo del lavoro non salariale e dalla previdenza sociale.
PwC afferma inoltre: "Se viene richiesto un importo inferiore al massimo delle spese forfettarie, i dipendenti potranno richiedere la differenza come spese legate al reddito nella loro dichiarazione annuale dei redditi (importo massimo meno il tasso forfettario concesso dal datore di lavoro)".
Questa normativa significa anche che i dipendenti che lavorano da casa possono detrarre le spese per i mobili da lavoro. In passato tutti i dipendenti avevano uno spazio dedicato in ufficio, ora non è più necessario!
Con FLEXIDESK, i responsabili d'ufficio possono semplicemente calcolare le indennità per ogni dipendente. Inoltre, è facile calcolare i giorni di lavoro da casa ai fini fiscali.
5. Layout strategico dell'ufficio per una pianificazione a lungo termine
La possibilità di sapere chi sarà presente in ufficio in determinati giorni facilita la pianificazione a lungo termine dell'ufficio. Vedere gli orari delle scrivanie in un piano di prenotazione offre una visione del futuro, per poter prendere decisioni a lungo termine sull'affitto, le dimensioni, le acquisizioni e il materiale necessario per l'ufficio.
Ora che i dipendenti possono lavorare da casa, alcuni decidono di passare a un ufficio più piccolo per risparmiare sui costi. In questi casi, alcune aziende possono creare dei turni nel loro piano di prenotazione, per assegnare automaticamente i dipendenti a una determinata scrivania nei giorni di presenza in ufficio.
Al momento, il mercato è ricco di uffici vuoti. Hai davvero bisogno di tutto questo spazio per gli uffici? La riduzione degli spazi può avere un impatto ambientale e contribuire a ridurre i costi operativi.
Avere un modo per monitorare l'occupazione settimana per settimana e mese per mese ti permette di controllare le esigenze specifiche degli uffici della tua azienda. FLEXIDESK è un modo semplice per capire di cosa hai veramente bisogno.
Ulteriori riflessioni
Gli orari e le vite delle persone cambiano rapidamente. È difficile mantenere il passo con molti uffici, modelli di lavoro e orari personali diversi. Dietro il titolo di lavoro, c'è una persona. I tuoi dipendenti hanno le loro vite e a volte, in qualità di responsabile dell'ufficio, devi anche gestire l'impatto degli aspetti personali sulle attività quotidiane. Qualcuno potrebbe non essere in grado di venire in ufficio perché si è ammalato. Un altro potrebbe dover tenere a casa il proprio figlio dall'asilo.
La possibilità di rimettere una parte della responsabilità nelle mani dei dipendenti toglie un po' di lavoro al responsabile dell'ufficio. Invece di gestire una telefonata dopo l'altra da parte di chi non riesce a venire, i dipendenti potrebbero semplicemente premere un pulsante per far sapere a tutti gli altri che la loro scrivania è ora disponibile.
FLEXIDESK offre proprio questo. Un modo semplice ed equo per integrare la vita d'ufficio nella vita e negli orari di ogni dipendente.
FLEXIDESK semplifica
FLEXIDESK offre una capacità di organizzazione dell'ufficio a lungo termine e un modo facile da usare per i dipendenti di tenere i colleghi informati. Aiuta a gestire le operazioni quotidiane e a mantenere un ambiente orientato al team-working in un modello di lavoro ibrido. Semplicemente, tutto in un colpo d'occhio!
FLEXIDESK consente di avere un luogo di lavoro flessibile, eliminando gli sprechi. Fa semplicemente risparmiare tempo e denaro. Le sue funzionalità self-service tolgono un peso ai dirigenti. FLEXIDESK significa semplicemente libertà.
I responsabili d'ufficio ovunque possono fare un sospiro di sollievo sapendo che il loro lavoro è facilitato dal monitoraggio e dalla registrazione delle ore, riducendo al contempo le ore di fatturazione.
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