Il nuovo modo di lavorare?
Per molti la pandemia del Covid sembra ormai giunta al termine. Alcuni stanno tornando completamente in ufficio, altri hanno scoperto di poter lavorare da remoto, ma la maggior parte delle aziende ha sviluppato un approccio ibrido, dividendo i giorni tra ufficio e lavoro da casa.
Ma, come accade spesso, con il cambiamento sorgono anche delle sfide. Molti si chiedono:
Come possiamo coordinare i dipendenti in arrivo e assicurarci che ci siano abbastanza postazioni per tutti?
Qual è una soluzione semplice per sapere se un collega è in ufficio il giorno in cui hai previsto un lavoro collaborativo?
Come possiamo coordinare le riunioni in ufficio con i dipendenti che lavorano da remoto?
E per quanto riguarda la contabilità? Non abbiamo forse bisogno di un riepilogo dei giorni di home office trascorsi da un dipendente per rimborsargli alcune spese?
Queste erano anche alcune delle nostre domande, ma ora le abbiamo superate. Come? Oh beh, pensavo che non l'avreste mai chiesto. Vi racconto una piccola storia.
Nel 2020, all'inizio della pandemia, abbiamo iniziato a sviluppare FLEXIDESK, la nostra soluzione per la prenotazione di scrivanie e stanze. FLEXIDESK ci avrebbe permesso di conoscere il numero di colleghi presenti in ufficio, a causa delle limitazioni numeriche, e di prenotare in anticipo i nostri posti nei giorni in cui volevamo lavorare in ufficio.
Questo ci ha aiutato enormemente a tornare in sicurezza nei nostri uffici dopo il primo lockdown. Ancora oggi ci facilita il lavoro in ufficio o da casa, ci permette di avere un quadro generale in tempo reale e ci aiuta a lavorare in modo collaborativo.
Tuttavia, la complessità tecnica della soluzione era evidente fin dall'inizio.
Le prime funzioni
Poiché volevamo offrire un'esperienza utente ininterrotta, ci siamo assicurati di avere anche dati esterni integrati nel backend. Abbiamo preso in considerazione fonti di dati come le ferie o i giorni di vacanza.
In questo modo, FLEXIDESK può reagire in tempo reale alle situazioni attuali. In generale, non permette prenotazioni nei giorni festivi. Per garantire dati in tempo reale, ulteriori interfacce comunicano con servizi esterni.
Un'altra funzione in attesa di essere implementata è un componente basato sull'intelligenza artificiale, per supportare le decisioni di prenotazione o per prenderle automaticamente, se, ad esempio, un dipendente vuole prenotare una postazione continuamente.
Il risultato è che queste funzioni si sono rivelate molto utili e il nostro team le ha accettate con grande entusiasmo. Questo ci ha fatto credere di poter offrire FLEXIDESK ad altre aziende in Austria e oltre.
Per questo motivo, abbiamo cercato un'opportunità di finanziamento che potesse sostenere l'ulteriore sviluppo di questo progetto da un punto di vista finanziario. Il fondo Innovate4Vienna della Wirtschaftsagentur Wien si è rivelato ideale, poiché questo finanziamento si concentra sulle nuove innovazioni emerse durante la pandemia. Siamo stati molto grati, e lo siamo fino ad oggi!
Quando abbiamo deciso di fare domanda per questo finanziamento, sapevamo di voler vincere la sfida e questa ambizione, alla fine, è stata probabilmente uno dei migliori motori per la nostra efficienza. Fortunatamente, siamo riusciti a preparare la nostra domanda e siamo stati uno dei vincitori, tra altre 50 aziende concorrenti. In questo modo, FLEXIDESK ha cominciato ad essere conosciuta pubblicamente!
Sapevamo che sarebbe stata un'impresa impegnativa, naturalmente, ma ce l'abbiamo fatta. In retrospettiva, abbiamo identificato i seguenti fattori che ci hanno aiutato a vincere questa opportunità di finanziamento:
I principi di successo
1. La voglia di fare
Uno dei nostri fattori di successo più importanti è stata la nostra mentalità diretta e orientata al futuro.
Piuttosto che dedicare troppo tempo alle checklist preliminari o alle attività amministrative, abbiamo deciso di concordare un documento di lavoro, una visione chiara e priorità precise. Grazie a un obiettivo chiaro, siamo riusciti a mantenere un flusso di lavoro molto positivo e motivante per molti giorni, sostenendoci a vicenda quando necessario. Questo approccio è radicato nella nostra mentalità agile.
Spesso, concentrandosi sui piccoli passi si arriva più lontano che vedendo solo l'obiettivo finale. Uno dei passi era quello di considerare e stimare i costi della nostra impresa.
Sapevamo di dover considerare innanzitutto tutte le fonti di costo. Questi erano: le nostre risorse interne, i costi di hosting, l'hardware e i vari servizi.
2. Un solo obiettivo, un solo approccio, una sola destinazione
Per essere sicuri che ognuno sapesse esattamente cosa doveva fare, abbiamo diviso chiaramente le responsabilità. Un responsabile si sarebbe occupato delle metriche commerciali della proposta, altri si sarebbero concentrati sul motivo per cui FLEXIDESK sarebbe stata effettivamente rilevante per molti, mentre altri ancora avrebbero lavorato sul budget, sulle caratteristiche del prodotto e sul coordinamento. Questa divisione chiara ci ha aiutato a procedere in modo rapido ed efficiente.
Per far sì che tutti si muovessero nella stessa direzione, ci siamo accordati su alcune cose che volevamo affrontare. A prescindere da tutto, queste poche cose sono state definite e hanno costituito una linea guida facile da seguire. Si trattava di:
Eguaglianza/esigenze dei dipendenti ( nessun first come, first served)
Il piano di prenotazione a rotazione rafforza l'interazione sociale
Sostenere un modello di lavoro ibrido (creare un ponte verso un ambiente di lavoro ibrido)
Utilizzare gli uffici in modo più mirato per la cultura e lo scambio aziendale
Home office per la concentrazione
Rafforzare la presa di decisioni e di responsabilità tra i dipendenti
Meno controllo, più fiducia e responsabilizzazione dei dipendenti
Spontaneità: una panoramica in tempo reale dei colleghi che sono o saranno in ufficio
Semplicità d'uso e di visione
Un prezzo economico
Il nostro obiettivo è stato quello di prima capire le priorità delle diverse parti interessate e poi di creare un prodotto guidato proprio da questo. Ci siamo rivolti ai responsabili delle risorse umane, per alleggerire i loro compiti quotidiani di gestione delle attività legali per i dipendenti remoti o ibridi, o ai responsabili degli uffici, che si occupano delle questioni di disponibilità. Tuttavia, abbiamo pensato anche al lavoro di squadra, promuovendo un modo di lavorare flessibile in cui i team potessero prenotare scrivanie vicine l'una all'altra nei giorni di lavoro collaborativo.
3. Iterazioni brevi e veloci
Poiché abbiamo iniziato a preparare la proposta di finanziamento in un unico documento fin dall'inizio, abbiamo deciso di lavorare in iterazioni molto brevi e veloci. In questo modo siamo riusciti a rimanere flessibili e a verificare costantemente se eravamo ancora sulla strada giusta o sulla stessa pagina. Invece di avere paura di sbagliare o di concentrarci sul perfezionismo, abbiamo cercato di fornire e implementare immediatamente il feedback.
Inoltre, siamo rimasti in costante contatto con la Wirtschaftsagentur Wien, così è stato più facile per noi verificare se avevamo soddisfatto tutti i requisiti della domanda.
4. Fare quel miglio in più
Infine, eravamo anche disposti a fare quel miglio in più, per esempio, c'era un numero massimo ufficiale di parole che si potevano usare per ogni parte durante la stesura della domanda. Tuttavia, volevamo presentare una descrizione tecnica dettagliata del funzionamento della nostra soluzione FLEXIDESK. Pertanto, ci siamo rivolti nuovamente alla Wirtschaftsagentur Wien, che finalmente ci ha permesso di presentare una descrizione tecnica più dettagliata ed è rimasta colpita dalla nostra professionalità.
Per quanto riguarda il lavoro di squadra, non solo ci siamo concentrati sui compiti che ognuno doveva svolgere, ma abbiamo anche fatto in modo che tutti avessero una vista generale sullo stato di avanzamento della proposta.
In conclusione, non ci sono idee sbagliate, ma solo esecuzioni sbagliate. Questo non significa che eravamo sempre sicuri di noi stessi, ma siamo andati avanti. Non direi che siamo stati impavidi, ma sicuramente coraggiosi e consapevoli che, a volte, basta fare del proprio meglio.
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